Als eigen ondernemer met een bedrijf waar jij het gezicht van bent, kom je op een punt waarbij je wilt groeien, sneller en meer geautomatiseerd wilt werken. Want telkens weer dezelfde antwoorden mailen of whatsappen op diezelfde vragen "wat gebeurt er met slecht weer?", "wat kan ik doen qua voorbereidingen voor onze shoot?", "welke kleding kan ik het beste dragen?" is wel gezellig, maar ook erg tijdrovend. Dat bracht me tot de volgende vraag: op welke punten kan ik geautomatiseerd en sneller werken en op welke punten wil ik dat persoonlijke één-op-één contact vasthouden?
WORKFLOW foto's bewerken
Ik begon bij het aanpassen van mijn eigen workflow (klik hier voor mijn blog over snellere workflow in Lightroom) en leerde vooral hoe ik bepaalde sneltoetsen in kon zetten in Lightroom om sneller te werken. Vervolgens kwam ik bij Imagen AI, een software programma dat me helpt bij het sneller bewerken van de foto's zelf. Je start met het uploaden van 5000 foto's, zodat jouw stijl wordt gevangen en omgezet in een soort preset/filter. Nog steeds bewerk ik persoonlijk door iedere foto, maar er zijn al veel aanpassingen gedaan die ik zelf zou hebben gedaan, zoals een foto wat lichter/donkerder, bepaalde kleuraanpassingen, etc.
GEAUTOMATISEERDE COMMUNICATIE : mailclubje
Gemiddeld eens per maand gaat er een mailing uit, vooral over mijn agenda. Welke plekken zijn er beschikbaar? Maar ook over toffe acties, specifieke shootdagen en ander nieuws. Het is voor mij fijn dat ik deze mensen direct kan benaderen in hun mailbox, zodat ik weet dat ze mijn berichtje ontvangen (en niet hebben gemist op bijv sociale media). Het is voor mijn klanten fijn, omdat ze dit mailtje éérder ontvangen dan dat ik het op sociale media deel. Dus als er bijvoorbeeld een boudoirshootdag wordt gepland, dan is deze vaak al (bijna) volgeboekt door mijn mailclubje voordat ik er iets over deel op mijn Instagram.
GEAUTOMATISEERDE COMMUNICATIE : inboeken afspraak
Het online inplannen van boekingen heeft me lang tegengestaan, omdat ik zelf een controle wilde houden op de boekingen zelf en mijn agenda. Dus ik ontvang een berichtje, neem dan mijn agenda erbij en mail over en weer voor een datum. Op dit moment kies ik er toch voor om klanten zelf de afspraak te laten inboeken. Ik bedoel, waarom kan dat wel bij mijn kapper en kan dat niet bij mijn bedrijf? Belangrijke stappen die ik hierin wil zetten en waarden die ik wil bewaken:
Het inzien van de opties van verschillende pakketten + data moet eenvoudig en overzichtelijk zijn;
Ik wil al direct alle informatie ontvangen die ik normaliter in mailwisselingen zou vragen, zoals de namen van degenen die mee op de foto gaan, of de klant speciale wensen heeft, wat de reden is voor de fotoshoot, etc;
Een duidelijk akkoord op algemene voorwaarden;
Opdrachtbevestiging in de mailbox van de klant;
Meer informatie over deze specifieke shoot en de voorbereidingen die de klant kan nemen volgt automatisch in een later mailtje (dus voor een newbornshoot krijg je een andere vervolgmail dan voor een loveshoot).
Hoe fijn zou het zijn als dit allemaal geautomatiseerd kan worden? Dan kunnen we alsnog in de dagen voor de shoot persoonlijk contact hebben en als de klant vragen heeft, dan kunnen ze uiteraard eerder mailen. Ik neem tijdens mijn sabbatical in Spanje de tijd om hier in te duiken, want het zijn nogal wat stappen die automatiseringen vereisen en dit is nieuw voor mij. Ik zou dit uit handen kunnen geven, maar ik vind het altijd tof om nieuwe dingen te leren en ik heb er nu alle tijd voor.
GEAUTOMATISEERDE COMMUNICATIE : chatbot?
Terwijl ik me op dit moment verdiep in de verschillende mogelijkheden voor automatisering, kom ik op een podcast met Ben Hartley van Manychat, een chatbot die de eerste reacties op bijv. Instagram Messenger geeft. "Maar hoe irritant is het als je zelf een vraag hebt bij een bank of wat dan ook en je iemand wilt spreken, maar je zo'n oneindige keuzelijst krijgt? Ik wil gewoon iemand spreken..." zegt de interviewer terecht. Of dat je een vraag stelt en geen antwoord krijgt op die vraag. Maar het kan schijnbaar ook anders, als ik het zo hoor in deze podcast. Je kunt in je Stories iets posten over bijv een evenement en als mensen meer informatie willen, dan kunnen ze je een DM sturen met het woord "evenement", dan start de automatisering waarbij wordt gevraagd om een mailadres, een link wordt gegeven met meer informatie, etc. Ik vraag me op dit moment wel echt even af of zo'n schatgesprek in mijn bedrijf handiger zou zijn of juist onpersoonlijker?
Hartley geeft in de podcast vervolgens een optie aan, waardoor ik er toch over ga nadenken. Je kunt namelijk aan het begin van een chat al meteen enkele knoppen laten zien, als iemand een chat met je start. Bijv:
"ik wil meer weten over trouwfotografie"
"ik wil een shoot boeken"
"ik wil xxx"
Op die manier kun je ze meenemen naar je website, naar je bijv. online boekingsformulier. Je kunt dan reageren: "Hi Anna, bedankt voor je interesse in mijn trouwfotografie. Waar heb je nu behoefte aan?" En dan krijg je drie opties.
"Ik wil je boeken"
"Ik wil meer weten over je prijzen"
"Ik wil voorbeelden zien van je werk".
Bij de "ik wil je boeken-knop" kun je vervolgens vragen naar de trouwdatum, mailadres, kun je me meer vertellen over de bruiloft, etc. Ik zou zelf echt willen voorkomen dat het zo'n oneindige keuzelijst wordt, en het dus bij maximaal 2x drie knoppen houden die je verwijzen naar duidelijke pagina's op mijn website. Vervolgens kan ik alsnog zelf het bericht beantwoorden als ik later online kom, zoals ik nu dus al doe, want ik vind het belangrijk om dat 1-op-1 contact te houden en een connectie aan te gaan. Ik denk dat een combinatie wel klantvriendelijk is namelijk, omdat klanten snel bij het juiste antwoord komen en ik toch met ze in contact kan komen.
Ze sluiten de podcast af met een goede tip, in ieder geval voor mezelf. Omdat ik niet 7 dagen per week online ben, vanwege mijn gezin en vanwege de lange reportages op bruiloften, kan ik niet altijd meteen reageren op iemand die een foto van mij heeft gebruikt in hun Stories. Soms zeg ik drie dagen later nog wel eens dankjewel voor het delen, maar dat is vaak ook te laat want je kunt niet meer zien wat er is gedeeld. Je kunt daarvoor ook een berichtje automatiseren, dat je direct even "dankjewel" zegt en vervolgens op een later moment zelf weer in gesprek kunt gaan.
Ik zal er eens in duiken en bekijken wat voor mij werkt.
Wauw, wat leuk dat je deze blog hebt gelezen! Heb je vragen over deze blog of vind je het leuk om hierover in gesprek te gaan? Mail me dan via info@cheryllvanweert.com en hopelijk spreek ik je snel.