Ik mocht afgelopen week mee naar een retreat in Barcelona om daar een beeldbank te maken voor volgende edities. Jeeeetje, waar moet ik beginnen? Zo zo bijzonder dat ik hiervoor word gevraagd, ik voel me vereerd!
Ik krijg naar aanleiding van de fotoreportage in Barcelona veel vragen over hoe het allemaal werkt als je een fotograaf uit Nederland invliegt voor een retreat in het buitenland. In deze blog neem ik je mee en beantwoord ik al die vragen. Wellicht handig voor als je zelf een fotograaf wilt inhuren of als je als fotograaf wordt gevraagd om naar het buitenland te reizen. Heb je na het lezen van deze blog nog een vraag? Stel hem me zeker en ik zal het antwoord hieronder toevoegen.
INVESTERING
Retreat fotograferen
De investering voor de reportage zelf is bij mij hetzelfde als een business reportage van minimaal 6 uur (www.cheryllvanweert.com/business voor meer informatie).
Extra dagen fotograferen
Meestal is 1 dag fotograferen genoeg om het gevoel van een retreat te vangen en beeldmateriaal te hebben voor een volgende editie. Indien er liever meerdere dagen op beeld worden gelegd, dan geldt voor de volgende dag een minimum van 4 uur fotografie.
Reisdagen
Een reportage in het buitenland neemt meer tijd in beslag dan een binnenlandse shoot. Op de dagen dat je reist en niet fotografeert, kun je geen andere sessies fotograferen. Vandaar dat het gewoonlijk is dat fotografen een tarief rekenen voor deze reistijd; in mijn geval houd ik de prijs van de goedkoopste fotoshoot aan per reisdag (dus eenmaal heen en eenmaal terug).
KOSTEN
Uiteraard worden er kosten gemaakt tijdens zo’n reis, zoals voor de vlucht, de huurauto, hotelkosten, etc. Onderstaande kosten worden vergoed door de opdrachtgever. Een praktisch puntje: als fotograaf dien je deze kosten op je factuur te declareren met het bonnetje als bijlage. Je zet het bedrag exclusief btw op je factuur en rekent hierover je eigen btw tarief.
Vliegtickets
De vliegtickets worden in overleg met de opdrachtgever geboekt. Ik let zelf op de vliegtijden, zodat ik niet ’s avonds heel laat aankom en/of ’s ochtends heel vroeg op moet. Een buitenlandse fotoreportage is namelijk dubbel zo intensief qua energie, dus je wilt je energie besparen waar je kunt zodat je alles kunt geven tijdens de reportage. Wat wel noodzakelijk is, is een vliegticket waarbij je je handbagage, en dus je apparatuur, bij de hand kunt houden. In geval van Ryanair is dat bijvoorbeeld een priority ticket met daarbij een grote koffer voor statieven, extra apparatuur en uiteraard kleding e.d.
Hotel
Soms zit je als fotograaf in dezelfde cocon als waar alle deelnemers van de retraite zich bevinden en wordt een hele locatie al afgehuurd door de opdrachtgever. In andere gevallen worden de hotelovernachting(en) (aansluitend aan de reportage) vergoed.
Eten
Ook eten/drinken zit vaak inclusief bij het afhuren van zo’n locatie. Mocht dit niet het geval zijn, dan worden ook de kosten voor het eten vergoed door de opdrachtgever.
Huurauto
Je kunt de huurauto in overleg met de opdrachtgever boeken. Let hierbij wel op dat je je volledig laat verzekeren, om boevengedrag van de verhuurmaatschappij te voorkomen (m.b.t. kleine schade). En nog kun je niet alles voorkomen hoor. Mijn laatste vlucht moest bijvoorbeeld een tussenlanding maken vanwege een storm, waardoor we niet op tijd bij het verhuurbedrijf waren (het loket ging om 23:00u dicht en we kwamen om 23:05 aan). We probeerden tijdens de tussenlanding contact op te nemen, maar dit was niet mogelijk. De volgende ochtend gingen we direct naar het loket, waar ze aangaf dat de reservering was verlopen en de enige optie auto X was die dubbel zo duur was als de auto die we hadden gereserveerd. Ik hoor veel goede verhalen over Sunny Cars, dus daar zal ik de volgende keer eens kijken.
Ook brandstof, kosten voor de tolweg etc. worden vergoed door de opdrachtgever.
VOORWAARDEN
Het is een fantastische ervaring en een grote eer om als fotograaf te worden ingevlogen voor een buitenlandse reportage. Daarnaast is het ook een flinke onderneming, qua voorbereidingen, reisdagen, tijd weg van je gezin, etc. Vandaar dat ik er zelf voor kies om slechts eenmaal jaarlijks zo’n destination retraite te fotograferen. Voor mij is een van de belangrijke voorwaarden dat ik niet reis en fotografeer op dezelfde dag. Dus als een fotoshoot op dinsdag begint, dan zorg ik dat ik op maandag ben geland. En als een fotoshoot eindigt op een donderdag, dan zal ik op vrijdag terugreizen. Daarnaast zal de aanbetaling 25% van de offerte zijn.
Heb je een vraag? Stel hem me zeker via info@cheryllvanweert.com